MENU

Witamy na stronie Urzędu Gminy Hajnówka

 R E G U L A M I N O R G A N I Z A C Y J N Y
Urzędu Gminy w HAJNÓWCE

Urząd Gminy zwany dalej „Urzędem” realizuje zadania:

§ 1

1. Własne - wynikające z ustawy o samorządzie gminnym, określone innymi ustawami, Statutem Gminy oraz uchwałami rady gminy.

2. Zlecone - z zakresu administracji rządowej przekazane gminie na podstawie ustaw , zadania z zakresu właściwości powiatu i z zakresu właściwości województw - po podpisaniu porozumienia z tymi jednostkami i zapewnieniu przez nie środków finansowych.

§ 2

1. Pracą urzędu kieruje Wójt przy pomocy Zastępcy.
Do obowiązków Wójta należy w szczególności:

1. reprezentowanie gminy na zewnątrz i prowadzenie negocjacji w sprawach dotyczących gminy

2. wykonywanie budżetu gminy

3. przygotowywanie projektów uchwał rady

4. określenie sposobu wykonywania uchwał Rady

5. gospodarowanie mieniem komunalnym

6. podejmowanie czynności w sprawach nie cierpiących zwłoki, związanych z bezpośrednim zagrożeniem interesu publicznego

7. nawiązywanie, rozwiązywanie stosunku pracy z pracownikami Urzędu Gminy i Kierownikami gminnych jednostek organizacyjnych oraz ustalanie wynagrodzenia ,

8. wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych

9. iwydawanie decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej

10. jest terenowym organem obrony cywilnej.
     

2. Zastępca Wójta wykonuje zadania powierzone mu przez Wójta. W razie nieobecności lub niemożności pełnienia przez niego obowiązków, Zastępca sprawuje funkcję Wójta.

3. Sekretarz Gminy zapewnia sprawne funkcjonowanie oraz organizuje pracę Urzędu, prowadzi sprawy powierzone przez Wójta a w szczególności:

wykonuje funkcję kierownika administracyjnego Urzędu Gminy, i w tym zakresie:

- czuwa nad tokiem i terminowością wykonywania zadań przez pracowników Urzędu,

- opracowuje zakresy czynności dla poszczególnych pracowników

- nadzoruje czas pracy pracowników,

- opracowuje projekty aktów regulujących strukturę i zakres działania Urzędu Gminy i jego komórek wewnętrznych,

- dba o wygląd budynku urzędu i jego otoczenia,

- nadzoruje przygotowanie projektów aktów prawnych Wójta,

- wykonuje obowiązki w granicach udzielonego pełnomocnictwa przez Wójta,

- pełni stały nadzór nad funkcjonowaniem Urzędu,

- współpracuje z Radą Gminy i odpowiada za właściwe przygotowanie materiałów,

- nadzoruje kompletowanie dokumentacji z pracownikiem Rady Gminy,

- odpowiada za współpracę z radami sołeckimi,

- przyjmuje ustne oświadczenia ostatniej woli spadkodawcy,

- nadzoruje nad obiegiem dokumentów i instrukcją kancelaryjną oraz rzeczowym wykazem akt,

- organizuje kontrolę zewnętrzną i wewnętrzną Urzędu i jego jednostek organizacyjnych,

- prowadzi rejestr skarg i wniosków,

- wykonuje inne czynności powierzone przez Wójta na podstawie art.33 ust.4 ustawy o samorządzie gminnym

- prowadzenie spraw z zakresu danych osobowych

Skarbnik Gminy jest głównym księgowym budżetu i pełni jednocześnie funkcję kierownika referatu finansowego. Do jego obowiązków należy w szczególności:

przygotowuje propozycje realizacji budżetu, przekazuje pracownikom urzędu wytyczne do opracowania niezbędnych informacji związanych z projektem budżetu,

c) przygotowuje propozycje do projektu budżetu,

d) dokonuje analizy budżetu i na bieżąco informuje Wójta,

dokonuje kontroli finansowej i w tym celu przygotowuje i organizuje obieg dokumentów finansowych,

zapewnia ochronę mienia komunalnego /przez wskazanie jak ta ochrona ma wyglądać, np. ubezpieczenia/

informuje Radę Gminy o odmowie złożenia kontrasygnaty, realizuje zadania wynikające z ustaw, m.in. o finansach publicznych, podatkach i opłatach lokalnych, podatku rolnym, opłacie skarbowej

i) przedstawia propozycje, co do mienia sołeckiego i nadzoruje jego zarządzanie.

§ 3

1. W skład Urzędu wchodzą następujące komórki organizacyjne:

1) Referat finansowy w składzie:

a) Skarbnik Gminy

b) Stanowiska ds. finansowych

c) Stanowiska ds. podatków i opłat

Referat inwestycji, planowania przestrzennego i gospodarki gruntami w

składzie:

a) Kierownik referatu

b) Stanowiska ds. inwestycji, gospodarki komunalnej i drogownictwa

c) Stanowisko ds. obrotu ziemią i rolnictwa

3) Stanowisko ds. organizacyjno-osobowych

4) Stanowisko ds. społeczno-administracyjnych, spraw obronnych i obrony cywilnej,

5) Stanowisko ds. obsługi Rady i jej organów, spraw gospodarczych i przeciwpożarowych,

6) Pion ochrony informacji niejawnych,

7) Geodeta gminny

8) Radca prawny

9) Informatyk,

Brygada budowlana,

Kierowcy,

Sprzątaczka.

§ 4

Referaty i poszczególne stanowiska pracy oraz jednostki organizacyjne gminy prowadzą sprawy związane z realizacją zadań gminy i kompetencji Rady Gminy oraz Wójta Gminy.

§ 5

Do zadań wspólnych referatów i poszczególnych stanowisk pracy należy w szczególności:

1) Współdziałanie z organami administracji rządowej.

2) Zapewnienie właściwej i terminowej realizacji zadań.

Posiadanie niezbędnej wiedzy z zakresu znajomości przepisów prawa, w szczególności prawa samorządowego, kodeksu postępowania administracyjnego, przepisów gminnych.

Współdziałanie z organami samorządu oraz organizacjami społeczno-politycznymi gminy.

Rozpatrywanie oraz przygotowanie projektów odpowiedzi na skargi i wnioski obywateli oraz interpelacje i wnioski radnych.

Opracowywanie niezbędnych informacji, analiz, sprawozdań, projektów uchwał dla Rady.

Opracowywanie propozycji do projektu budżetu gminy w zakresie prowadzonych spraw.

§ 6

Do podstawowego zakresu działania poszczególnych referatów i stanowisk pracy należy:

1. Do zadań referatu finansowego należy w szczególności:

1) opracowywanie prognoz finansowych gminy

przygotowanie propozycji do projektu rocznego budżetu gminy i jej jednostek organizacyjnych oraz przedkładanie go w obowiązującym trybie do uchwalenia

wnioskowanie zmian w budżecie w celu racjonalnego dysponowania środkami finansowymi oraz okresowe informowanie organów gminy o przebiegu realizacji

prowadzenie spraw z zakresu podatków, opłat i innych wpływów gminy /wymiar, egzekucja, właściwa ewidencja/

proponowanie wysokości podatków i opłat lokalnych oraz prowadzenie kontroli w zakresie realizacji zobowiązań podatkowych przez osoby fizyczne

współpraca z Regionalną Izbą Obrachunkową i Urzędem Skarbowym oraz organami bankowymi

nadzór i kontrola nad działalnością finansową podległych gminie jednostek organizacyjnych

prowadzenie spraw płacowych pracowników urzędu i niektórych gminnych jednostek organizacyjnych

9) prowadzenie ewidencji mienia gminy i jego ochrona

10)prawidłowa realizacja ustaw o dochodach i finansach gmin, o podatkach i opłacie skarbowej

negocjacje z organami administracji rządowej o wysokości środków finansowych na realizację zadań zleconych

przygotowywanie projektów uchwał organów gminy w sprawach majątkowych przekraczających zakres zwykłego zarządu

13) zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentów finansowych

14) prowadzenie kasy gminy

15) wydawanie zaświadczeń.

16) załatwianie spraw związanych z udzielaniem ulg, odroczeń terminów płatności, rozkładania na raty i umorzeń w zakresie zobowiązań pieniężnych

17) obsługa finansowo - księgowa jednostek tj. Gminnego Ośrodka Kultury, Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej i Gminnej Biblioteki Publicznej

Do zadań referatu inwestycji, planowania przestrzennego i gospodarki gruntami

należy w szczególności:

1) przygotowanie, realizacja i nadzór nad prowadzeniem inwestycji i remontów

prowadzenie spraw związanych z zakresu utrzymania gminnych obiektów użyteczności publicznej - remonty

realizacja zadań wynikających z obowiązujących przepisów w zakresie zamówień publicznych

- przygotowanie projektów ogłoszeń o przetargu

- opracowanie projektów specyfikacji warunków zamówienia

- przygotowanie materiałów do wyboru oferenta

4) współpraca ze służbą sanitarno-epidemiologiczną,

5) planowanie i nadzór w zakresie budowy, remontów i utrzymanie dróg,

wykonywanie zadań należących do gminy a wynikających z ustawy o utrzymaniu

czystości i porządku w gminie / Dz. U. z 1996 roku Nr 132 z późn. zmianami/

przygotowanie niezbędnych dokumentów do sporządzania oraz zmian studium

uwarunkowań i kierunków zagospodarowania gminy,

przygotowanie projektów aktów prawnych w sprawie opracowania planu przestrzennego zagospodarowania gminy,

9) wykładanie planu do publicznego wglądu,

10) przygotowanie ocen zmian w zagospodarowaniu przestrzennym,

11) wydawanie decyzji w zakresie upoważnienia udzielonego przez Wójt

prowadzenie spraw związanych z gospodarką lokalową,

wykonywanie zadań gminy z zakresu ochrony środowiska,

wykonywanie zadań wynikających z ustawy z dnia 27.04.2001 roku o odpadach /Dz.U. Nr 62 z 2001 roku z późn. zmian. /

15) prowadzenie spraw związanych z tworzeniem gruntów gminy - mienia  komunalnego na cele budowlane,

prowadzenie spraw związanych ze sprzedażą lub oddaniem w użytkowanie wieczyste, dzierżawę, najem i użyczenie nieruchomości,

17) prowadzenie spraw w zakresie wykonywania prawa pierwokupu

18) prowadzenie spraw związanych z wykupem lub wywłaszczeniem nieruchomości

wykonywanie zadań wynikających z przepisów o ochronie gruntów rolnych i leśnych

wykonywanie niektórych zadań wynikających z ustawy prawo geodezyjne kartograficzne

21) współdziałania ze służbą weterynaryjną,

współdziałanie ze służbami ochrony roślin,

prowadzenie archiwum zakładowego,

3. Do zadań stanowiska ds. organizacyjno-osobowych należy w szczególności:

1) prowadzenie spraw osobowych pracowników i niektórych jednostek  oganizacyjnych

2) załatwianie spraw związanych z przechodzeniem pracowników na renty i  emerytury,

przygotowanie decyzji Wójta w sprawach płacowych, nagród jubileuszowych, dodatków stażowych, specjalnych, wyróżnień i nagradzania,

4) prowadzenie spraw związanych z dyscypliną pracy

5) nadzór nad przestrzeganiem przepisów bhp i ppoż. w urzędzie, szkolenie pracowników

obsługa sekretariatu Wójta Gminy i prowadzenie kancelarii ogólnej Urzędu,

prowadzenie rejestru skarg i wniosków,

nadzór nad pracą sprzątaczki.

Do zadań stanowiska ds. społeczno-administracyjnych, spraw obronnych, obrony cywilnej należy w szczególności:

1) realizacja zadań wynikających z przepisów ustawy o ewidencji ludności

2) realizacja zadań wynikających z przepisów o dowodach osobistych

3) współdziałanie z organizacjami społecznymi

4) udzielanie i cofanie pozwoleń na prowadzenie zbiórek publicznych

5) wykonywanie zadań z zakresu rejestracji i poboru

6) wykonywanie zadań z zakresu spraw obronnych i obrony cywilnej

7) prowadzenie kancelarii tajnej

prowadzenie spraw wojskowych w zakresie ustalonym odrębnymi przepisami

Do zadań stanowiska ds. obsługi Rady i jej organów gospodarczych oraz ppoż. należy w szczególności:

1) zapewnienie organizacyjno-technicznej obsługi Rady Gminy oraz Komisji

2) protokołowanie posiedzeń Rady i Komisji

3) kompletowanie materiałów na obrady Rady Gminy

4) prowadzenie ewidencji uchwał Rady, wniosków i interpelacji Radnych

prowadzenie niezbędnych rejestrów przewidzianych w instrukcji kancelaryjnej, w tym rejestru przepisów prawa miejscowego,

6) obsługa spotkań radnych z wyborcami

wykonywanie zadań związanych z wyborami do Sejmu i Senatu RP, Prezydenta RP, Referendum oraz organów samorządu,

8) wydawanie kart i rozliczanie kierowcy,

prowadzenie gospodarki środkami rzeczowymi, drukami i materiałami kancelaryjnymi,

10) prowadzenie spraw związanych z działalnością socjalną

11) koordynowanie prac z działalności ochotniczych straży pożarnych,

12) zakup sprzętu, odzieży, materiałów i paliwa do sprzętu OSP

7. Do zadań geodety należy w szczególności:

1) tworzenie zasobów gruntów gminy - mienia komunalnego na cele budowlane,

2) prowadzenie spraw związanych z wywłaszczeniem lub wykupem nieruchomości,

realizacja zadań gminy wynikających z przepisów o ochronie gruntów rolnych i leśnych,

wykonywanie zadań wynikających z prawa geodezyjnego i kartograficznego

8. Do zadań radcy prawnego należy w szczególności:

1) obsługa prawna urzędu i rady gminy

kompletowanie zbioru przepisów prawnych,

zastępstwo procesowe w sądach powszechnych i w organach administracji,

9. Do zadań informatyka należy w szczególności:

Wykonywanie zadań wynikających z funkcji administratora bezpieczeństwa informacji a w szczególności:

1) nadzór nad systemem komunikacji w sieci komputerowej oraz przesyłaniem danych urządzeniami teletransmisji,

2) zarządzanie hasłami użytkowników i nadzór nad przestrzeganiem procedur określających ich zmiany zgodnie z wytycznymi, które winny być zawarte w instrukcji w sprawie zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych,

3) nadzór nad funkcjonowaniem mechanizmów uwierzytelniania użytkowników w systemie przetwarzającym dane osobowe:

a) ustalanie identyfikatorów użytkownika i ich haseł,

b) dopilnowanie aby hasła były zmieniane co miesiąc,

c) dopilnowanie aby dostęp do danych osobowych przetwarzanych w systemie był możliwy tylko po podaniu identyfikatora i właściwego hasła,

d) dopilnowanie, aby identyfikatory osób, które utraciły uprawnienia do przetwarzania danych osobowych zostały unieważnione.

Sprawy:

a.                  a) z zakresu działalności gospodarczej,

a.                  b) wydawanie decyzji na sprzedaż napojów alkoholowych,

a.                  c) z zakresu działania i rozwiązywania problemów alkoholowych

a.                  d) dodatków mieszkaniowych,

e) nadzór nad działalnością placówek kulturalnych i klubów sportowych

- prowadzi Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej.

11. Pełnomocnik do spraw informacji niejawnych:

Zadania z zakresu informacji niejawnych prowadzi administrator Gminnego Ośrodka

Pomocy Społecznej.

§ 7

Zasady ustalania rozkładu i wymiaru czasu pracy pracowników samorządowych ustala Wójt Gminy w drodze zarządzenia.

§ 8

Szczegółowe wykazy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności poszczególnych pracowników urzędu zawierają zakresy czynności.

§ 9

Integralną część regulaminu stanowią załączniki określające:

1) zasady podpisywania pism i decyzji - załącznik nr 1

zasady przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków obywateli - załącznik nr 2

3) tryb wykonywania kontroli wewnętrznej - załącznik nr 3

4) zasady wykonywania funkcji kierowniczych - załącznik nr 4

5) tryb pracy urzędu - załącznik nr 5

6) symbole komórek organizacyjnych - załącznik nr 6